Regulamin Gabineo

Obowiązuje od 27 października 2026 r.

§ 1. Usługodawca i definicje

1. Usługę Gabineo świadczy GENESIS POLSKA SPÓŁKA Z O.O. SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Wilkszynie (ul. Różana 34, 55-330 Wilkszyn), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000895069, NIP 9131630829, REGON 388695949 (dalej: Usługodawca). Kontakt: kontakt@gabineo.app.
2. Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
   • Gabineo, Usługa – aplikacja internetowa dostępna pod adresem gabineo.app i app.gabineo.app, służąca do planowania grafików pracy, obsługi wniosków urlopowych i nieobecności, ewidencji czasu pracy, zadań, formularzy i komunikacji zespołu.
   • Klient – przedsiębiorca (w tym podmiot leczniczy, gabinet lub praktyka zawodowa), który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi.
   • Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient udostępnił dostęp do Konta, w szczególności pracownik lub współpracownik Klienta.
   • Konto – wydzielona przestrzeń w Gabineo przypisana do Klienta, obejmująca dane jego zespołu.
   • Okres testowy – 14 dni bezpłatnego korzystania z Usługi od założenia Konta.
   • Okres rozliczeniowy – miesiąc albo rok, zgodnie z planem wybranym przez Klienta.
   • Przedsiębiorca na prawach konsumenta – osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego w rozumieniu art. 38a ustawy o prawach konsumenta.

§ 2. Postanowienia ogólne i wymagania techniczne

1. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, i określa zasady korzystania z Gabineo.
2. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców. Gabineo nie jest oferowane konsumentom.
3. Do korzystania z Gabineo potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Safari, Firefox, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
4. Korzystanie z usług drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie czy przechwycenie danych logowania. Usługodawca stosuje szyfrowane połączenie (HTTPS) i zabezpieczenia serwera, a Klient i Użytkownicy powinni chronić swoje hasła i urządzenia.
5. Zabronione jest dostarczanie przez Klienta lub Użytkowników treści o charakterze bezprawnym oraz działania zakłócające pracę Gabineo.

§ 3. Zawarcie umowy i okres testowy

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta i zaakceptowania Regulaminu.
2. Przez Okres testowy Klient korzysta z pełnej wersji Gabineo bezpłatnie. Założenie Konta nie wymaga podania danych płatniczych.
3. Przed końcem Okresu testowego Klient wybiera plan miesięczny albo roczny. Jeżeli Klient nie wybierze planu, po Okresie testowym Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu na zasadach z § 6.
4. Liczba Użytkowników w ramach jednego Konta nie jest ograniczona.

§ 4. Ceny

1. Ceny dotyczą jednego Konta (jednego gabinetu), bez względu na liczbę Użytkowników.
2. Ceny są kwotami końcowymi. Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
3. Usługi dodatkowe (Premium), np. rejestracja wejść telefonem przy naklejce NFC, tablet w recepcji, zestawienia dla biura rachunkowego czy integracje z innymi programami, są wyceniane indywidualnie i świadczone na podstawie odrębnego zamówienia.
4. O zmianie cen Usługodawca informuje Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa cena obowiązuje od pierwszego Okresu rozliczeniowego rozpoczynającego się po tym terminie. Klient, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować z Usługi na zasadach z § 7.

§ 5. Płatności i faktury

1. Opłata jest wnoszona z góry za dany Okres rozliczeniowy.
2. Na kilka dni przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego Usługodawca wysyła Klientowi e-mailem dokument płatniczy (fakturę pro forma) z kwotą, terminem płatności i danymi do przelewu. Termin płatności wynosi 7 dni od daty wysłania dokumentu.
3. Klient może zapłacić przelewem na wskazany rachunek bankowy lub płatnością online za pośrednictwem operatora płatności wskazanego w wiadomości. Prowizję operatora płatności online pokrywa płacący zgodnie z regulaminem operatora; przelew tradycyjny jest wolny od tej prowizji.
4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
5. Fakturę Usługodawca wystawia po otrzymaniu zapłaty i udostępnia ją Klientowi, w tym za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli wymagają tego przepisy. Klient akceptuje przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
6. Umowa przedłuża się na kolejne Okresy rozliczeniowe tej samej długości, dopóki Klient z niej nie zrezygnuje. Klient może zmienić plan z miesięcznego na roczny i odwrotnie ze skutkiem od kolejnego Okresu rozliczeniowego.

§ 6. Brak płatności

1. Jeżeli opłata nie wpłynie w terminie, Gabineo wysyła Klientowi przypomnienia e-mailem oraz wyświetla komunikat w panelu administratora Konta.
2. Po upływie 14 dni od terminu płatności Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: Użytkownicy widzą dotychczasowe dane, ale nie można wprowadzać zmian. Dane nie są usuwane.
3. Po zaksięgowaniu wpłaty pełny dostęp jest przywracany automatycznie.
4. Jeżeli opłata nie wpłynie w ciągu 90 dni od terminu płatności, Usługodawca może rozwiązać umowę i usunąć dane Konta. O planowanym usunięciu Klient zostanie uprzedzony e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej.

§ 7. Rezygnacja i rozwiązanie umowy

1. Klient może zrezygnować z Usługi w każdej chwili w ustawieniach Konta lub e-mailem na adres Usługodawcy. Rezygnacja odnosi skutek z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego; do tego czasu Klient korzysta z pełnej wersji.
2. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, z zastrzeżeniem § 11.
3. Przez 30 dni od zakończenia umowy Klient może pobrać kopię swoich danych (eksport). Po tym czasie dane Konta są usuwane, z wyjątkiem danych, które Usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów, np. dokumentów księgowych.
4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a ze skutkiem natychmiastowym – w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta, w szczególności dostarczania treści bezprawnych lub działań zagrażających bezpieczeństwu Gabineo. W razie wypowiedzenia bez winy Klienta Usługodawca zwraca opłatę za niewykorzystaną część Okresu rozliczeniowego.

§ 8. Obowiązki Klienta

1. Klient podaje prawdziwe dane, aktualizuje je w razie zmiany i odpowiada za działania Użytkowników, którym nadał dostęp do Konta.
2. Klient decyduje, jakie dane wprowadza do Gabineo, i odpowiada za ich zgodność z prawem.
3. Gabineo jest narzędziem pomocniczym. Odpowiedzialność za zgodność grafików, ewidencji czasu pracy, urlopów i innych rozstrzygnięć kadrowych z przepisami prawa pracy oraz umowami ze współpracownikami ponosi Klient. Wskazówki wyświetlane w Gabineo, np. o liczbie dni roboczych czy odpoczynku między zmianami, mają charakter informacyjny.

§ 9. Dostępność i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada starań, aby Gabineo działało nieprzerwanie. Planowane prace techniczne, które mogą ograniczyć dostęp, są w miarę możliwości zapowiadane i wykonywane w godzinach o najmniejszym ruchu.
2. Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych.
3. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z siły wyższej, awarii sieci lub usług podmiotów trzecich niezależnych od Usługodawcy ani za skutki działań Klienta i Użytkowników.
4. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 10. Dane osobowe

1. W zakresie danych Użytkowników i innych osób wprowadzanych do Konta administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający.
2. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1, zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.
3. Zasady przetwarzania danych, dla których Usługodawca jest administratorem (np. danych osób kontaktowych Klienta), opisuje Polityka prywatności.

§ 11. Przedsiębiorca na prawach konsumenta

1. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, przez złożenie oświadczenia e-mailem na adres Usługodawcy. Ponieważ Okres testowy jest bezpłatny i trwa 14 dni, odstąpienie w tym czasie nie wiąże się z żadnymi kosztami.
2. Postanowienia § 9 ust. 4 oraz inne postanowienia ograniczające odpowiedzialność Usługodawcy nie mają zastosowania do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie, w jakim byłyby niedozwolone w rozumieniu art. 385¹ Kodeksu cywilnego.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Gabineo lub rozliczeń można zgłaszać e-mailem na adres kontakt@gabineo.app.
2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Klienta, opis problemu i, jeśli to możliwe, datę jego wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.

§ 13. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany zakresu Usługi lub względów bezpieczeństwa. O zmianie Klient zostanie poinformowany e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z Usługi przed ich wejściem w życie.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
3. Spory z Klientem rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
4. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie gabineo.app/regulamin.html w formie umożliwiającej jego pobranie i wydrukowanie.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Strony i przedmiot. Klient (administrator) powierza Usługodawcy (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, na zasadach art. 28 RODO.
2. Charakter i cel. Przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie i udostępnianie danych Użytkownikom Konta w celu prowadzenia grafików pracy, obsługi nieobecności, ewidencji czasu pracy, zadań, formularzy i komunikacji zespołu.
3. Rodzaje danych. Imię i nazwisko, stanowisko lub rola, adres e-mail, numer telefonu, grafik i godziny pracy, dane o urlopach i nieobecnościach, treści wiadomości, zadań i formularzy, data urodzenia (jeśli Klient ją wprowadzi), dokumenty dodane przez Klienta. Gabineo nie służy do prowadzenia dokumentacji medycznej pacjentów i Klient nie powinien wprowadzać do niego danych pacjentów.
4. Kategorie osób. Pracownicy, współpracownicy i kandydaci do pracy Klienta oraz inne osoby, których dane Klient wprowadzi do Konta.
5. Czas trwania. Przez okres obowiązywania umowy o świadczenie Usługi i 30 dni po jej zakończeniu (okres na eksport danych), a następnie dane są usuwane, w tym z kopii zapasowych w ramach ich standardowej rotacji.
6. Polecenia. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta; za takie polecenie uważa się korzystanie z funkcji Gabineo oraz postanowienia Regulaminu.
7. Poufność i bezpieczeństwo. Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez Usługodawcę i zobowiązane do zachowania tajemnicy. Usługodawca stosuje środki z art. 32 RODO, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu, hasła przechowywane w postaci skrótu i regularne kopie zapasowe.
8. Dalsze powierzenie. Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Usługodawcę z dostawców infrastruktury (hosting serwerów, poczta elektroniczna) mających siedzibę w Europejskim Obszarze Gospodarczym. O zamiarze zmiany lub dodania takiego podmiotu Usługodawca informuje Klienta e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem; Klient może zgłosić sprzeciw i zrezygnować z Usługi. Usługodawca nakłada na dalszych podmiotów przetwarzających te same obowiązki ochrony danych.
9. Pomoc administratorowi. Usługodawca pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie wynikającym z charakteru przetwarzania.
10. Naruszenia. Usługodawca zgłasza Klientowi stwierdzone naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego wykrycia.
11. Audyt. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt po uprzednim uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, chyba że zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia.
12. Zakończenie. Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca usuwa dane w terminie wskazanym w pkt 5, chyba że przepisy nakazują ich dalsze przechowywanie.